Indhold
Når du modtager en skriftlig irettesættelse på arbejdspladsen, kan du føle dig straffet, misforstået og undervurderet, især hvis du føler, at der ikke er nogen begrundelse. Studer medarbejderhåndbogen for at se dine rettigheder, når det gælder håndtering af skriftlige advarsler. Mange virksomheder tillader medarbejdere at indsende et brev som svar for at forklare deres opfattelse af begivenheder. Hvis du beslutter at skrive et svar, skal dit brev være klart, logisk og fri for følelser. Husk at dit svar findes i din personlige fil som en permanent repræsentation af dig.
Trin 1
Ryd dit sind. Husk, at et svarbrev giver dig en platform til at præsentere fakta efter din opfattelse og ikke lade alle dine følelser ud. Bliv rolig inden du skriver, så du kan repræsentere dig selv på en rolig, professionel og artikuleret måde.
Trin 2
Indtast datoen for brevet, så enhver, der analyserer din fil, har en specifik tidsreference til de nævnte begivenheder.
Trin 3
Send brevet respektfuldt ved hjælp af navn, efternavn og professionel titel på din vejleder eller personaleansvarlige. Hvis du ikke er sikker på, hvem dit brev skal adresseres til, så skriv "til hvem det kan interessere".
Trin 4
Start med at opsummere det pågældende emne, herunder årsagen til svaret. For eksempel: "Den 5. december 2011 gav supervisor Jim Howard mig en advarsel med titlen 'First Notice'. Brevet var en irettesættelse, fordi jeg havde gået glip af fristen for at aflevere en rapport, der beskriver virksomhedens erhvervelser til November måned ".
Trin 5
Forklar din side af historien, bekræft din opfattelse af fakta, undgå en defensiv, anklagende holdning eller udlad dine følelser. Skriv ikke sætninger som "Jeg kunne ikke afslutte mine rapporter til tiden, fordi tilsynsføreren holdt os i møder hele dagen, og da vi gik, styrtede systemet ned, og jeg kunne ikke logge ind. Jeg informerede Mr. Howard, men han ignorerede mig , som altid". Brug i stedet repliken til at forklare dine handlinger og vise din arbejdsmoral. Skriv "På den pågældende dato deltog jeg i et obligatorisk holdmøde det meste af dagen. Umiddelbart efter mødet forsøgte jeg flere gange at logge ind på min computer og sende rapporten, men systemet var nede. Jeg forklarede dilemma for Mr. Howard og jeg gik hjem. Den næste morgen ankom jeg tidligt og sendte rapporten klokken ni om morgenen. Udover den undtagelse gik jeg aldrig glip af en deadline. "
