Indhold

• Fremgangsmåde et: Depositum af midler
• Procedure to: Forskning
• Procedure tre: Kontakt salgsafdelingen
• Fremgangsmåde fire: Specifik konto
• Fremgangsmåde fem: Kontakt forbrugeren
• Procedure seks: Nye kvitteringer

Mange virksomheder arbejder ikke kun med penge og foretager derfor posteringer i deres bøger. Dette er værdier, som kunder skylder virksomheden, og indregnes generelt som indtægter i resultatopgørelsen. Denne proces kan være vanskelig, og ofte kan de modtagne penge ikke let bogføres på kundens konto. Procedurerne på dette område specificerer teknikker til at strømline dette arbejde.

Fremgangsmåde et: Depositum af midler

Indsæt alle modtagne checks og kontanter i det tilgodehavende system, selvom de ikke kan identificeres. Behandl også kreditkortbetalinger med det samme. Du kan notere depositum ved hjælp af en uidentificeret check for at dokumentere transaktionen. Kopier af depositumskvitteringer gøres normalt tilgængelige online, men dette er ikke tilfældet for varer, der er en del af depositumet. Lav kopier af genstande, der ikke kan identificeres med det samme, og arkiver dem efter modtagelsesdato.

Procedure to: Forskning

Tag filen med de ældste emner, og arbejd først på dem. Prøv at finde lignende navne i systemet. Kundens navn er muligvis indtastet forkert. Du kan søge efter alle åbne fakturaer, der svarer til betalingsbeløbet eller andre specielle detaljer. Nogle regnskabsafdelinger har filer på uidentificerede varer, der er løst, så hvis du modtager en anden check fra den samme kunde, behøver du ikke spilde din tid på identifikationsproblemer.

Procedure tre: Kontakt salgsafdelingen

Kontakt salgspersonale og få oplysninger om betalinger, der ikke har en korrespondent i systemet. Da tilgodehavender stammer fra salgsafdelingen, kan sælgere hjælpe dig ved at give nogle nyttige oplysninger. Pengene kan være betalingen for et salg, der endnu ikke er anerkendt, og hvis dette er tilfældet, skal salgsafdelingen indtaste det tilgodehavende beløb i systemet. Hvis du finder ud af, hvilke midler der er modtaget til et salg, der ikke er relateret til salgsafdelingen, skal du underrette den involverede afdeling og regnskabschefen.

Fremgangsmåde fire: Specifik konto

Opret en bestemt hovedbogskonto, der skal bruges til uidentificerede kvitteringer. Denne konto oprettes ofte som en forpligtelse med en kreditbalance. Når du modtager en uidentificeret betaling, debiterer du penge og krediterer den uidentificerede kvitteringskonto. Når du har identificeret, hvilken forbruger beløbet henviser til, kan du vende posterne og indtaste tilgodehavenskontoen. Alternativt kan du bruge en kreditnota til at kreditere tilgodehavender og til at fjerne forpligtelser.

Fremgangsmåde fem: Kontakt forbrugeren

Hvis en kvittering ikke kan findes i salgsafdelingen, er det næste trin at kontakte kunden og prøve at få detaljer om salget. Nogle gange kan en mindre virksomhedsejer købe noget i hans navn, men betale med en check fra virksomheden uden nogen modstykke på nogen konto. Hvis et telefonnummer ikke er på checken, skal du muligvis bruge internettet til at finde kontaktoplysninger. Sørg for, at du har checken eller kopien af ​​checken i hånden, når du taler med kunden, så du kan give så mange oplysninger som muligt.

Procedure seks: Nye kvitteringer

Hvis du efter en rimelig tid stadig ikke kan finde kunden på dit system, skal du bede controlleren om tilladelse til at oprette en ny kontofordring på systemet. Tilføj derefter en note om situationen, og knyt checken til den nye konto. Afhængigt af checkens størrelse er der ingen mening i at bruge mere end en time på at forsøge at finansiere den rigtige konto. Hvis du har mange af disse varer, skal du mødes med salgspersonale for at finde ud af, hvad der ligger bag dette problem, og prøve at løse det.