Sådan planlægger du en middag og velgørenhedsauktion

Indhold

retninger
Første generel planlægning
Planlægger en middag
Planlægning af auktionen
Post Events
tips
advarsel
Hvad du har brug for

Planlægning af en stille auktion kombineret med en fundraising middag er en fantastisk måde at komplementere og øge overskuddet i din organisation. Dine medarbejdere kan være mere end villige til at donere varer, der kan sælges under auktionen, især når de ved, at det er en god sag. Ideelt set bør det være en sjov og fornøjelig begivenhed, der opfylder de etablerede samlingsmål.

retninger

Få sponsor til dit arrangement (penge gør penge billede af Andrey Andreev fra Fotolia.com)

Første generel planlægning

Indstil et budget til fundraising arrangementet.

Beregn, hvor meget du kan bruge på arrangementet (stilleben med kalkulatorbillede af Astroid fra Fotolia.com)
Lav et fundraising tema, der relaterer til formålet med arrangementet.
Etablering af et samlingsmål og en liste over gæster for at nå dette mål.
Vælg og reserver en dato til middag og auktionen. Brug en kalender. Beslut om, hvorvidt arrangementet afholdes i løbet af ugen eller i weekenden. Overvej også mulige datoer, der kan være i konflikt med helligdage, lignende begivenheder mv.

Hold dig opdateret på helligdage og andre begivenheder, der allerede er markeret (gammelt kalenderbillede af Allyson Ricketts fra Fotolia.com)
Planlæg regelmæssige møder med formanden for din organisations fundraising udvalg og med kasserer.

Planlægger en middag

Vælg et sted for den begivenhed, der rummer alle gæster. Der er mulighed for at leje banketter, reservere et banketværelse på et hotel og reservere et privat rum i en restaurant. Desuden overveje skoler, museer, samfundsklubber, palæer, haver, medlemmernes hjem osv.

Tilby alle gæster (Banketbord / Middag Sted Indstilling billede af Taiga fra Fotolia.com)
Bestem om du vil have en buffet middag eller om måltidet vil blive serveret. Mød med en buffet service at beslutte på menuen. Diskuter antallet af præferencer, og hvilke muligheder vil blive tilbudt til gæsterne, hvis det serveres et måltid.

Har muligheder for gæster at vælge (nogle appetitvækkende mad på festbordet billede af Aleksey Kondratyuk fra Fotolia.com)
Planlæg en form for underholdning for når gæsterne ankommer, såsom kammermusik (klassisk musik produceret med få instrumenter). Hvis dit budget tillader det, kan du have levende musikere, men som et alternativ kan du bruge optaget musik.

Har en form for underholdning (musikbillede af Edvin Selimovic fra Fotolia.com)

Planlægning af auktionen

Anmode om donationer under foreningsmødet. Få kreativ udkig efter varer. Mens du leder efter varer, kan du oprette et online auktionswebsted og se om der er frivillige med erfaring, som ville være villige til at hjælpe med dette.

Planlæg auktionen (gavel billede af Cora Reed fra Fotolia.com)
Vis begivenhedens elementer på en overbevisende måde.
Forklar klienterne, at de skal sende "tavse" skriftlige forslag til de genstande, de ønsker at byde, og at auktionen slutter ca. en time før middagen begynder.
Annoncere når et par minutter til slutningen af auktionen.

Gør auktionen før aftensmaden (Middag billede af Heidi Schmieder fra Fotolia.com)
Giv vinderne instruktioner om, hvordan man betaler og afhenter de varer, de har vundet. Giv kvitteringer til købere for skattejournaler.

Post Events

Indbetaler dit overskud i banken.

Indskudsoverskud ved banken (Money Night Deposit image af Robert Mobley fra Fotolia.com)
Send taknoter til donorerne af de auktionsvarer og auktionsvinderne.

Tak alle, der deltog (tak billede ved feisty fra Fotolia.com)
Bed donorer og lånere om at give feedback om arrangementet, auktionen og lokalet.