Indhold
Traditionel papirarkivering er stort set blevet erstattet eller hjulpet af lagring af filer i databaser på en computer. Der er fordele og ulemper ved traditionel arkivering. Selvom papirfiler er lige ved hånden og let tilgængelige, tager de også meget plads og spild af papir. At afgøre, om et traditionelt arkivsystem er det rigtige for dig, afhænger af din virksomhed. Advokatfirmaer og virksomheder, der har medicinske journaler, kan have filer, der ændres og vokser hurtigt, så traditionel papirarkivering er den eneste effektive måde at holde trit med den daglige udvikling.
Nem adgang
Traditionel filorganisation er nem at få adgang til. Filerne er fysisk centralt. Hvis du ikke kan finde noget, kan du tage dig tid til at gennemgå hver fil, indtil du finder præcis det, du leder efter. Evnen til at se, røre ved og læse dine filer kan altid hjælpe dig med at tænke over, hvordan du forny aspekter af din virksomhed.
Let at forstå
Traditionelle arkivsystemer er normalt lette at forstå. Arkiverne kan organiseres på flere måder, inklusive alfabetisk, efter emne eller kompetence, numerisk, efter dato, sted eller i rækkefølge efter betydning. Selvom du ikke oprindeligt ikke forstår arkiveringssystemet, der skal bruges, kan du finde ud af det ved at søge i arkiverne og være opmærksom på at definere faktorer.
Forældet
På den anden side er traditionel arkivering i mange organisationer blevet erstattet af en computer. Flere virksomheder scanner og downloader deres filer til kontorcomputere. Med denne metode vil arbejdere være i stand til at finde filerne og uploade dem med det samme med søgedatabasesoftwaren, hvilket sparer tid og øger produktiviteten.
Vanskelig beskyttelse
Traditionel arkivering af filer har ikke tilstrækkelig beskyttelse. Brande eller andre naturkatastrofer kan ødelægge filer, hvilket kan resultere i tab af forretning. Sikkerhedskopiering af traditionelle filer tager tid og tager timer med kopiering, mærkning og genarkivering.
Manglende plads og effektivitet
Traditionel filorganisation kan komme ud af hånden. Antallet af filer, der skal organiseres, vokser med din virksomhed; det kan blive hovedpine, når det kommer til at finde plads til alt papirarbejde. Arkivering af emner effektivt kan også blive en udfordring.
