Indhold
En receptionist er normalt den første person, du ser, når du kommer ind i et kontormiljø. Hans hovedrolle i enhver organisation, hvad enten det er i den offentlige, private eller frivillige sektor, er at repræsentere organisationen professionelt over for gæsterne, ligesom han yder basisstøtte med administrative opgaver, planlægning og andre opgaver. Receptionister kan være i administrativ støtte, eller de kan være nyere college-kandidater og ivrige efter at lære om det indre arbejde i det firma, som de er interesseret i.
Administrativt
Et af målene for en receptionist er at støtte en virksomheds administrative funktion. Kopiering, arkivering og forberedelse af dokumenter samt organisering af kontorartikler og levering af vigtige forsyninger til dine overordnede. Den håndterer også mail sendt og modtaget.
Kunde service
Hovedformålet med dette erhverv er kundeservice. En receptionist besvarer telefonen med en venlig, professionel hilsen og dirigerer opkald til interne parter. Besvarelse af generelle spørgsmål fra kunder og potentielle kunder om driftstimer, tilgængelige produkter, tjenester og gebyrer er også inden for rammerne af en receptionists opgaver.
Håndtering af aftaler
Et andet mål for en receptionist er at styre tidsplanen for virksomheden. Han administrerer tidsplanen for aftaler, herunder nye forbehold, aflysninger og ændringer til aftaler. At have gode organisatoriske færdigheder og opmærksomhed på detaljer er vigtige færdigheder for denne professionelle.
Andre opgaver
Forberedelse af kontorkaffe, snacks og snacks til møder og opkald til teammedlemmer er eksempler på andre opgaver for receptionisten. På nogle kontorer indsamler receptionister midler til det sociale udvalg, leverer parkeringsbilletter og morgenpost.
