Indhold
Receptionister er normalt de første mennesker, du ser, når du kommer ind på et kontor, hvilket gør dem til en vigtig repræsentation af de virksomheder, de arbejder for, og de andre fagfolk på kontoret. Overholdelse af forretningsetikette er en vigtig del af en receptionists job, men de mange ændringer og meninger, der udgør gode manerer, gør det vanskeligt for en receptionist eller vejleder at bestemme passende adfærd.
Betydning
Det er svært at overdrive vigtigheden af en receptionist som den person, der giver et opkald og besøgende et første indtryk. En receptionist med dårlige manerer giver en negativ tone inden et møde og inspirerer ikke tillid til potentielle kunder. På den anden side giver en receptionist, der overholder etiketten i et forretningsmiljø, en stærk følelse af professionalisme og effektivitet. Dette forbedrer ikke kun virksomhedens image for udenforstående, men det hjælper også andre medarbejdere med at føle, at deres kontor er et professionelt sted at arbejde.
Typer
Receptionister repræsenterer deres arbejdsgivere på en række forskellige måder. Besvarelse af telefonopkald og hilsen på besøgende er to af de mest almindelige opgaver for receptionister, og begge kræver korrekt etikette. Virksomhedspolitik kan kræve, at receptionister bruger et forudbestemt script på telefonen, når de modtager opkald, og når de kontakter forskellige typer kunder. I andre tilfælde har receptionister lov til at bruge deres eget skøn til at håndtere hver kundeinteraktion forskelligt, men med det passende niveau af formalitet og professionalisme. Enkeltpersoner, der arbejder på kontoret, sender nogle gange yderligere regler til en receptionist, f.eks. Hvornår og hvordan en receptionist kan kontakte dem.
Uddannelse
Mens der på nogle kontorer er receptionister forpligtet til at have et gymnasium eller college-eksamensbevis, finder meget af en receptionists etiketteuddannelse sted på jobbet. Receptionister kan begynde at arbejde på et kontor i en stilling, der ikke kræver interaktion, hverken som et dataindtastningsjob eller som en kontorassistent. Opmærksomhed på virksomhedspolitikker og hvordan receptionister opfører sig kan kvalificere nye medarbejdere til en første gangs receptioniststilling, hvilket vil skabe erfaring, der kan være nyttig, når man leder efter andre receptionistjobs.
Overvejelser
Hver branche og kontor har sine egne regler for en receptionists etikette. Nogle kontorer kræver en formel kjole- og taletilstand. Andre pålægger en mere afslappet form for etikette for at få kunderne til at føle sig afslappede og velkomne. Kommunikation mellem en ny receptionist og hendes vejledere er afgørende for at fortælle alle, hvad der forventes. Hvis du er i tvivl om etiketten for en bestemt situation, som en receptionist, bedes du høfligt undskylde og spørge en senior vejleder eller receptionist, hvordan du skal reagere.
Tips
Selvom hvert kontor er forskelligt, kan receptionister stadig drage fordel af nogle af de samme tip. At være en multitasking person er afgørende for god præstation, men når nogen kommer ind på kontoret, er det vigtigt at give dem fuld opmærksomhed. Det betyder at parkere opkald eller udfylde dem hurtigt, afsætte papirer og få direkte øjenkontakt. En receptionists arbejdsområde skal være rodløst for at virke mere professionelt og også for at gøre det lettere at udføre enkle opgaver som at finde information og tilbyde nogen en pen til at udfylde en formular. Endelig skal receptionisten altid tage føringen for at forsikre gæsten om, at hans tilstedeværelse er tilladt, og for at redde ham fra forlegenheden ved ikke at vide, hvor han skal hen, når han tager nogen med til et kontor.
