Indhold
Møder med veldokumenterede minutter er mere effektive og effektive end uden en sådan rekord. Afgørelser noteres, og aktionspunkterne og hvem der er ansvarlig for dem, spores. Væsentlige elementer i diskussionen er beskrevet, så folk, der ikke deltog i mødet, nemt kan finde ud af, hvad der skete uden at spilde tid på nye møder. Ved at skabe minutter, vil du tilføje gode ting til dit omdømme for gode møder.
beslutninger
Hver person i et møde vil have deres perspektiv på hvad der er sket, og hvad der er blevet besluttet. Ved optagelse af disse beslutninger og offentliggørelse af dem som led i protokollen er der en officiel version af afgørelsen, hvis der er uoverensstemmelser i fremtiden.
At lave minutter kan også tvinge større klarhed om, hvad der er blevet besluttet. For at sikre, at noter er korrekte, når diskussionen er uklar, kan sekretæren stille spørgsmål som "Så er alle enige om, at produktlanceringen vil ske i juli eller august?" Dette gør alle deltagerne afsted med mødet med samme forståelse.
Handlingselementer
En oversigt over aftalte handlinger i et møde er især nyttigt med grupper, der mødes regelmæssigt. Gennemgang af emnerne fra tidligere møder gør det nemt at vide, hvad der stadig skal gøres. Dette giver holdmedlemmer et incitament til at udføre deres opgaver før mødet.
Juridiske krav
I nogle tilfælde, som for bestyrelsesmøder, kan protokollen være et krav i gruppens vedtægter. De kan betragtes som juridiske dokumenter til formål som skatter og revisioner. Disse virksomheder har normalt en sekretær, som er ansvarlig for protokollen på alle møder.
Definere en sekretær
Da præcise minutter er vigtige, skal hvert møde have en bestemt sekretær. At lave fulde noter og deltage aktivt i mødet kan være udfordrende, så det er ofte bedst, hvis mødelederen vælger en anden person til at registrere fakta. Denne medarbejder skal på en klar og præcis måde notere beslutningerne, handlingerne og diskussionen af mødet. Meget store tekster kan ikke læses.
stilarter
Der er forskellige stilarter til at skrive møde minutter. For rådsmøder, hvor disse roller er lovlige og officielle dokumenter, kan lovgivningen diktere hvilken type oplysninger der vil blive rapporteret i teksterne. Nogle typer af minutter registrerer ikke diskussionen, der resulterede i den endelige beslutning om et bestemt problem.
Men i forretningsmøder eller projektteam er det normalt mere effektivt at registrere de vigtigste punkter i diskussionen. At have en oversigt over disse punkter er nyttig for folk, der ikke kunne være til stede, eller som ønsker at huske, hvad der blev diskuteret tidligere, så der ikke går tid på det næste møde.
