Indhold
- Hurtig reference vejledning
- Vigtigste forpligtelser
- Planlægning af intervaller
- scrapbog rammer
- forfriskninger
Succesfulde receptionister er i stand til at håndtere mange opgaver, samtidig med at de giver et positivt første indtryk til virksomhedens gæster, besøgende og potentielle medarbejdere. Uanset om i en lille virksomhed eller et multinationalt selskab, kan de rette organisatoriske færdigheder være nøglen til at opretholde god modtagelse. Gode organisationsideer forenkler rutinemæssige opgaver og forbedrer gæstfriheden.
Hurtig reference vejledning
Opret hurtige referenceguider til rutinemæssige oplysninger, som ofte brugte telefoner, kontonumre og udvidelser. Adskil disse guider i laminerede mapper for nem håndtering og hurtig reference. Gem dem i organiserede filer, mens de ikke er i brug. Overvej at holde ekstra kopier til at levere hvis det ønskes. Guider gør dig mere effektiv og hjælper med at fremskynde rutinemæssige opgaver som overførsel af opkald.
Vigtigste forpligtelser
Lav en liste over planlagte besøg for dagen, arrangeret efter skema. Angiv navnet på den person, og hvem du giver besked om ankomsten. Dette giver dig mulighed for at tilpasse velkomne sætninger til besøgende. For eksempel, når en gæst ankommer, kan du sige: "Velkommen Mr. Smith, fru Souza glæder os til mødet." Denne form for modtagelse gør gæsten mere velkommen og kan bidrage til at forbedre resultaterne af mødet. Personlig velkomst er især nyttig til jobsamtaler. Hvis en potentiel medarbejder føles velkommen, vil han eller hun være mere afslappet til dit interview og have en mere gunstig chance for at arbejde for virksomheden.
Planlægning af intervaller
Sørg for, at du har støtte til at dække det med mellemrum eller på dage, hvor du er syg. Opret noter, der dækker de grundlæggende opgaver og funktioner, der kan overføres til alle, der erstatter dig. Du kan oprette et rotationssystem til midlertidige udskiftninger mellem forskellige afdelinger i din virksomhed. Dette giver dig mere kontakt med de forskellige dele af virksomheden, hvilket vil gøre det lettere for dig at løse problemerne i fremtiden.
scrapbog rammer
Opret et opslagstavle for virksomheden, der fremhæver virksomhedens positive nyheder og aktiviteter. Opdater dem, når du har fritid, sæt dem i ventetiden, så besøgende kan se. Dette vil være en konstruktiv måde for besøgende at passere tiden, mens de venter på deres aftaler, samt hjælpe dem med at blive fortrolige med virksomheden. Ved at holde dine gæster travlt, kan du fokusere din opmærksomhed på andre opgaver og telefonopkald, hvilket øger din effektivitet.
forfriskninger
Hold forfriskninger lige ved hånden. Installer et lille køleskab for at holde kolde drikkevarer under dit skrivebord eller i venterområdet. Har en individuel cafeteria i nærheden samt sukker og sødestof. Placer en serveringsplade af bagværk på din modtagelse bord eller en skål med slik. Med forfriskninger i nærheden, vil du kunne byde virksomhedens gæster uden at forlade receptionen.
